一、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括文件、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带、光盘等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。

二、加强安全保密工作，维护档案的安全，防止发生失、泄密事件。

三、负责档案的日常管理。

四、归档的基本要求：

（一）凡归档的文件材料，必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料，组成标准的保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目负责人或有关领导审核后，办理归档手续，移交档案室。

（二）归档的文件材料，必须用钢笔书写或打印，书写时必须用碳素或蓝黑墨水，图纸要求线条和文字清楚。

五、归档时间：

（一）各部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累，党群工作类和行政管理类需归档的文件材料，年底整理好，于次年三月份移交档案室，由档案室负责立卷归档。

（二）教学管理类需归档的文件材料于学年结束后，两个月内由兼职档案员按学校的归档范围向档案室移交全部文件材料。

（三）科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由兼职档案员按学校的归档范围，向档案室移交全部科研文件材料。

（四）基建领导小组在完成一项施工任务后，两个月内由总务兼职档案员按归档范围，向档案室移交全部竣工文件材料。

（五）会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保存一年后，再向档案室移交。

（六）设备档案在设备、仪器的开箱时，由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账，填写入库清单，文件材料的原本由档案室接收存档，复制一份交使用部门。